1 lipca 2026 r. wprowadzono zmiany mające na celu uproszczenie procesu składania dokumentów potrzebnych do ustalenia prawa do zasiłków z ubezpieczeń społecznych. Procedura zależy od tego, kto jest płatnikiem zasiłku – ZUS lub pracodawca.
Zasiłek z ubezpieczenia chorobowego opłacają płatnicy składek, którzy zgłaszają do tego ubezpieczenia ponad 20 osób, z wyjątkiem sytuacji, gdy osoby są uprawnione do zasiłku po ustaniu ubezpieczenia. To właśnie oni ustalają prawo do zasiłku oraz jego wysokość. W przypadkach, gdy płatnicy zgłaszają do ubezpieczenia 20 osób lub mniej, prawo do zasiłku ustala ZUS, który również dokonuje jego wypłaty.
W przypadku, gdy zasiłek wypłaca płatnik składek, ubezpieczony składa dokumenty bezpośrednio do niego, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Na tej podstawie płatnik ustala prawo do zasiłku oraz jego wysokość.
Wniosek można złożyć w następującej formie:
- w postaci papierowej – tradycyjnej, z własnoręcznym podpisem,
- w formie elektronicznej, na przykład przez systemy płatnika, e-mail lub jako skan dokumentu.
Jeżeli zasiłek wypłaca ZUS, ubezpieczony składa wniosek do ZUS w:
- formie papierowej (jak dotychczas, w formie pisemnej z własnoręcznym podpisem),
- w formie dokumentu elektronicznego na PUE/eZUS lub na adres do doręczeń elektronicznych (wniosek powinien być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym lub podpisem udostępnionym przez ZUS).
Jeśli pracownik zgłasza wniosek (np. o zasiłek opiekuńczy) do pracodawcy, który nie wypłaca zasiłku, to ZUS będzie odpowiedzialny za wypłatę. W takim przypadku płatnik składek ma 7 dni na dostarczenie pełnej dokumentacji do Zakładu, co można zrobić zarówno tradycyjnie, jak i elektronicznie, na przykład przesyłając skan wniosku pracownika jako załącznik przez portal eZUS.
Warto zaznaczyć, że wnioski oraz dokumenty potrzebne do przyznania i wypłaty zasiłku, które płatnik przekaże do ZUS w formie dokumentu elektronicznego (na przykład przez eZUS), będą miały taką samą ważność prawną jak te złożone w formie papierowej z własnoręcznym podpisem.
Jeżeli zasiłek wymaga dodatkowych dokumentów, można je złożyć jako:
- oryginały,
- kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem,
- elektroniczne kopie, takie jak skany.
W przypadku wypłaty zasiłków przez ZUS, płatnik składek jest zobowiązany przekazać również te niezbędne dokumenty najpóźniej w ciągu 7 dni od ich otrzymania.